Googleスプレッドシート在庫管理表｜無料ツール公開 DLEX19
H2-1｜Googleスプレッドシートで使える在庫管理表を公開します
在庫管理をExcelで行っていると、次のような問題に悩むことがあります。
- ファイルが複数に分かれてしまう
- 誰が更新したのか分からなくなる
- 外出先から確認できない
- 最新の在庫数が分からない
こうした問題を解決する方法の一つが
Googleスプレッドシートによる在庫管理
です。
Googleスプレッドシートを使えば
- クラウドで管理できる
- 複数人で共有できる
- どこからでも在庫確認できる
といったメリットがあります。
そこで今回、
Googleスプレッドシートで使える
無料の在庫管理表ツール
を公開しました。
Googleアカウントがあれば
すぐに利用できます。
Googleスプレッドシート在庫管理表の作り方と使い方
在庫管理を行う方法にはさまざまな種類がありますが、小規模店舗や個人事業では「Googleスプレッドシート」を使った在庫管理が広く利用されています。
Googleスプレッドシートは、Excelと同じように表を作成できるツールですが、インターネット上で管理できるクラウド型の表計算ソフトです。そのため、パソコンやスマートフォンからいつでも在庫情報を確認することができ、複数人で同時にデータを更新することも可能です。
特別な在庫管理システムを導入しなくても、スプレッドシートを使えばシンプルな在庫管理表を作成することができます。
ここでは、Googleスプレッドシートを使った在庫管理表の基本的な作り方と運用方法について解説します。
表構造
スプレッドシートで在庫管理表を作る場合、まずは基本となる表構造を作ることが重要です。
在庫管理表には、一般的に次のような項目を設定します。
- 商品コード
- 商品名
- 在庫数量
- 入庫数量
- 出庫数量
- 更新日
このような項目を列として設定し、各商品の情報を行ごとに登録していきます。
例えば、商品が入荷した場合には「入庫数量」に数量を入力し、商品が出荷または販売された場合には「出庫数量」に数量を入力します。
このように入出庫情報を記録することで、在庫の動きを管理することができます。
また、商品数が増えてきた場合でも、表形式で管理することで在庫状況を一覧で確認することができます。
このシンプルな構造が、スプレッドシート在庫管理の基本となります。
自動化
Googleスプレッドシートの大きな特徴は、関数やスクリプトを使って処理を自動化できる点です。
例えば、在庫数量は次のような計算式で自動更新することができます。
在庫数 = 前日在庫 + 入庫数量 - 出庫数量
このような計算式を設定しておくことで、入出庫の数量を入力するだけで現在の在庫数を自動的に計算することができます。
さらに、Google Apps Script（GAS）を利用すれば、より高度な自動化も可能になります。
例えば次のような処理を自動化することができます。
- 在庫更新ボタンの作成
- 入出庫履歴の自動記録
- 在庫数の自動更新
これにより、手作業での計算ミスを防ぎながら、効率的に在庫管理を行うことができます。
更新管理
在庫管理表を正しく運用するためには、「更新管理」が非常に重要になります。
在庫管理では、商品の入庫や出庫が発生するたびに在庫数を更新する必要があります。
この更新作業が適切に行われていないと、実際の在庫数とデータの在庫数が一致しなくなる可能性があります。
スプレッドシートを利用した在庫管理では、次のような方法で更新管理を行うことができます。
- 入出庫のたびに数量を入力する
- 更新日を記録する
- 在庫一覧を定期的に確認する
また、クラウド上でデータが管理されるため、複数のスタッフが同じ在庫情報を確認することもできます。
これにより、Excelファイルのように「どのデータが最新なのか分からない」という問題も起こりにくくなります。
さらに、スマートフォンからも在庫管理表を確認できるため、倉庫や店舗の現場で在庫状況をチェックすることも可能です。
Googleスプレッドシートを利用した在庫管理表は、無料で利用できるうえ、シンプルな構造で管理できるため、小規模事業者にとって非常に実用的な管理方法です。
専用の在庫管理システムを導入する前のステップとしても活用でき、シンプルな管理方法で在庫状況を整理することができます。
特に小規模店舗や個人事業では、スプレッドシートを活用した在庫管理表を導入することで、日々の在庫管理を効率的に行うことができるようになります。
H2-2｜Googleスプレッドシート在庫管理のメリット
Googleスプレッドシートを使った在庫管理には、
Excelにはないメリットがあります。
H3-1｜クラウドで在庫管理できる
Googleスプレッドシートはクラウドで管理されるため、
- PC
- スマートフォン
- タブレット
など、さまざまな端末から在庫状況を確認できます。
店舗や倉庫だけでなく、
外出先でも在庫を確認できるため
運用がスムーズになります。
H3-2｜複数人で在庫管理できる
Excelファイルの場合、
- 誰が更新したか分からない
- 古いファイルを使ってしまう
といった問題が起こりがちです。
Googleスプレッドシートなら
同じデータを複数人で共有できるため、
リアルタイムで在庫管理
ができます。
H2-3｜ツールの画面構成
今回公開している在庫管理ツールは、
シンプルな構成で作っています。
商品マスター
商品名や商品コードなどを登録するシートです。
在庫管理の基準データになります。
在庫一覧
現在の在庫数を一覧で確認できるシートです。
在庫状況をまとめて確認できるため、
発注判断にも役立ちます。
操作シート
入庫や出庫を更新するためのシートです。
数量を入力することで、
在庫数が自動的に更新されます。
H2-4｜無料ダウンロードはこちら
この在庫管理表は
無料でダウンロードして利用できます。
Googleスプレッドシート形式なので
- インストール不要
- Googleアカウントだけで利用可能
- 複数人で共有可能
というメリットがあります。
以下のリンクからコピーして利用してください。
▶ Googleスプレッドシート在庫管理表（無料ダウンロード）
H2-5｜使い方（すぐに在庫管理を開始できます）
このツールは、
次の手順で簡単に利用できます。
H3-1｜スプレッドシートをコピーする
ダウンロードリンクから
スプレッドシートをコピーします。
H3-2｜商品を登録する
商品マスターシートに
商品名や商品コードを登録します。
H3-3｜在庫管理を開始する
入庫や出庫を更新すると
在庫数が自動で更新されます。
これだけで
在庫管理を始めることができます。
H2-6｜このツールが向いている人
このツールは、次のような方におすすめです。
- Excelで在庫管理している
- 在庫をクラウドで管理したい
- 小規模店舗の在庫を管理したい
- ECの在庫を管理したい
シンプルな在庫管理が目的であれば、
Googleスプレッドシートでも十分に運用できます。
H2-7｜在庫管理が本格化してきたら
在庫管理を続けていると、
- 商品数が増える
- 倉庫が増える
- バーコード管理が必要になる
といった場面が出てくることがあります。
その場合は、
専用の在庫管理システムを検討するタイミングになります。
まずは今回のツールで
シンプルな在庫管理を始めてみてください。
H2-8｜まとめ
Googleスプレッドシートを使えば、
無料でも十分に在庫管理を行うことができます。
今回公開した
スプレッドシート版在庫管理ツール
は、すぐに利用できます。
まずはこのツールを使って
在庫管理を整えてみてください。
