Excel在庫管理が合わなくなったら｜無料在庫管理ツール公開
在庫管理をExcelで行っている企業や店舗は多くあります。
Excelは手軽に始められるため、小規模事業者の在庫管理ではよく使われています。
しかし、運用を続けていると
次のような問題が出てくることがあります。
- 在庫数が合わなくなる
- 入出庫管理が分かりにくい
- 更新ミスが増える
- 複数人での管理が難しい
このように
Excel在庫管理が合わなくなってきたと感じるタイミングは
多くの現場で発生します。
そこで今回、
Excelの代わりに使える無料の在庫管理ツール（スプレッドシート版）
を公開しました。無料在庫ツールを受け取るボタンの遷移先ページで、お申し込みください。
小規模店舗・EC・倉庫などで使える
シンプルな在庫管理ツールです。
Excel在庫管理が合わなくなる理由とは？よくある3つの問題
在庫管理を始めるとき、多くの店舗や小規模事業者が最初に使うのがExcelです。
Excelは多くのパソコンに入っており、表を作るだけで簡単に在庫管理を始められるため、初期の管理方法としては非常に便利です。
しかし、商品数が増えたり、入出庫の回数が多くなったりすると、Excelでの在庫管理では次第に問題が発生することがあります。
実際に、在庫管理をExcelで行っている事業者からは次のような声がよく聞かれます。
- 在庫数が合わなくなる
- 最新のファイルがどれかわからない
- 更新作業が面倒になってくる
このような問題が起きる理由は、Excelが本来「在庫管理専用ツールではない」ためです。
表としての管理には優れていますが、日々変化する在庫データを複数人で管理するには、少し不便な点もあります。
ここでは、Excel在庫管理が合わなくなる代表的な3つの問題について解説します。
在庫ズレ
Excelで在庫管理をしていると、最もよく起きる問題が「在庫ズレ」です。
在庫ズレとは、実際の在庫数とExcel上の在庫数が一致しなくなる状態のことを指します。
例えば次のようなケースです。
- 出庫したのにExcelを更新していない
- 入庫数を入力し忘れている
- 数量の入力ミス
- 別の人が別ファイルを更新している
Excelは基本的に手動入力で在庫数を管理するため、どうしても人為的なミスが起こりやすくなります。
特に入出庫の回数が増えてくると、更新作業の回数も増えるため、入力漏れや更新忘れが発生しやすくなります。
また、棚卸しのときに在庫が合わない原因の多くは、このような入力ミスや更新漏れによるものです。
在庫管理では「正確な在庫数を把握すること」が非常に重要ですが、Excel管理ではこの精度を維持するのが難しくなる場合があります。
ファイル共有
Excel在庫管理のもう一つの問題が「ファイル共有」です。
Excelファイルは基本的に一つのファイルとして保存されるため、複数人で管理する場合に次のような問題が起きやすくなります。
- 同時に編集できない
- 誰かが古いファイルを使っている
- 更新されたファイルがどれかわからない
例えば、店舗スタッフと倉庫担当者がそれぞれExcelファイルを持っている場合、どちらかが更新したデータがもう一方に反映されないことがあります。
その結果、在庫数の認識がズレてしまい、出荷ミスや欠品の原因になることもあります。
また、メールや共有フォルダでExcelファイルをやり取りしている場合、次のような状況になることも珍しくありません。
- 在庫管理_最新版.xlsx
- 在庫管理_最新版2.xlsx
- 在庫管理_最終版.xlsx
このようにファイルが増えてしまうと、どれが最新の在庫表なのか分からなくなり、管理がさらに複雑になります。
更新管理
Excelで在庫管理を行う場合、日々の更新作業も大きな負担になります。
在庫管理では、商品が動くたびに在庫数を更新する必要があります。
しかし、Excelでは基本的にこの作業をすべて手動で行うことになります。
例えば次のような作業です。
- 入庫した数量を入力する
- 出庫した数量を入力する
- 在庫数を計算する
- 在庫一覧を更新する
これらの作業は一つ一つは簡単ですが、商品数が増えると管理の負担が大きくなります。
さらに、忙しい業務の中で更新作業を後回しにしてしまうと、在庫データが古い状態になり、正確な在庫状況を把握できなくなる可能性があります。
在庫管理は継続的に行う業務であるため、更新作業が複雑すぎると、運用そのものが続かなくなることもあります。
Excel在庫管理の限界
Excelは在庫管理を始めるには便利なツールですが、事業が成長して商品数や入出庫の回数が増えてくると、次第に管理が難しくなる場合があります。
特に次のような状況では、Excel管理の限界を感じることが多くなります。
- 商品数が増えてきた
- 複数人で在庫管理をしている
- 入出庫の回数が多い
- 在庫ズレが頻繁に起きる
このような場合は、Excelだけで管理するのではなく、在庫管理ツールを活用することで管理を効率化できる可能性があります。
最近では、Googleスプレッドシートなどを利用した無料の在庫管理ツールもあり、Excelよりも柔軟に在庫データを管理することが可能です。
クラウド上でデータを共有できるため、複数のスタッフが同じ在庫情報を確認でき、更新ミスやデータのズレを防ぐことにもつながります。
Excel在庫管理でよく起きる問題
Excelは便利なツールですが、
在庫管理では次のような問題が発生することがあります。
在庫更新が手作業になる
入庫や出庫のたびに
手動で在庫数を更新する必要があります。
そのため
- 更新漏れ
- 入力ミス
が発生しやすくなります。
在庫履歴が分かりにくい
Excelでは
- 誰が更新したのか
- いつ更新したのか
が分かりにくくなることがあります。
その結果
在庫が合わない原因が分からない
という問題につながることもあります。
複数人運用が難しい
Excelファイルを共有すると
- 上書き
- バージョン管理
- 更新タイミング
などの問題が起こりやすくなります。
在庫数が増えてくると
Excel管理では対応が難しくなるケースもあります。
スプレッドシート在庫管理という選択肢
Excel在庫管理が合わなくなった場合、
一つの選択肢が
Googleスプレッドシートを使った在庫管理です。
スプレッドシートには次のメリットがあります。
- クラウド管理できる
- 複数人で同時編集できる
- 更新履歴が残る
- どこからでもアクセスできる
小規模店舗やECでは
スプレッドシート在庫管理でも十分運用できるケースが多くあります。
無料在庫管理ツールのダウンロード方法
今回公開している在庫管理ツールは
無料でダウンロードできます。
メールアドレスを入力していただくと
ツールのダウンロード情報をお送りします。
さらに本格的な在庫管理をしたい場合
今回のツールは
シンプルな在庫管理を始めるためのツールです。
もし
- バーコード管理
- ロット管理
- 棚番管理
- 在庫差異管理
などを行いたい場合は
在庫管理システムの導入も検討できます。
小規模事業者向けの
アピス在庫管理システムも提供していますので、
必要な場合はお気軽にご相談ください。
