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問い合わせmini V1.0　シート構成・カラム定義

在庫管理の基礎・共通知識
目次

1. 基本方針

問い合わせmini V1.0 は、Googleスプレッドシートに付属するGASで動作する。

GASはスプレッドシートの拡張機能から開く Apps Script として作成し、処理対象はアクティブスプレッドシートとする。

そのため、GASでは以下の方式を基本とする。

SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()

スプレッドシート名は任意とし、GAS側でスプレッドシート名を固定しない。

利用者は、配布されたスプレッドシートをコピーして利用する。

2. スプレッドシート名

スプレッドシート名は任意。

推奨名：

問い合わせmini スプレッドシート

または、

問い合わせmini V1.0 スプレッドシート

GASではスプレッドシート名を参照しないため、利用者が名前を変更しても動作する。

3. シート構成

問い合わせmini V1.0 では、以下のシートを使用する。

シート名役割
フォーム回答Googleフォームから自動登録される回答データ
問い合わせ台帳問い合わせ対応状況を管理するメイン台帳
返信テンプレート正式回答メールの下書き作成に使用するテンプレート
受付メール設定問い合わせ受付完了メールの件名・本文設定
資料マスター資料請求・商品説明用の資料URL管理
基本設定店舗名、署名、各種ON/OFF設定
ログGAS処理結果・エラー内容の記録

GAS起動時にシートを確認して、なければGASが自動生成をする。

4. シート1：フォーム回答

4-1. 役割

Googleフォームから送信された問い合わせ内容が自動で登録されるシート。

Googleフォームを作成し、回答先としてこのスプレッドシートを指定すると、通常はGoogle側で自動的に作成される。

シート名は環境により「フォームの回答 1」になる場合があるため、V1.0では初期設定時にシート名を確認し、必要に応じて「フォーム回答」に変更する運用とする。

4-2. カラム定義

列項目名必須GAS読取GAS書込内容
Aタイムスタンプ自動○–Googleフォーム送信日時
Bお名前必須○–問い合わせ者名
Cメールアドレス必須○–自動返信・回答先
D会社名・店舗名任意○–法人名・店舗名
E電話番号任意○–電話連絡が必要な場合
F問い合わせ種別必須○–商品説明、料金、資料請求など
G問い合わせ内容必須○–自由記述の問い合わせ本文
H希望資料任意○–希望する資料名
I備考任意○–その他補足

4-3. Googleフォーム側の推奨項目

Googleフォームでは以下の項目を作成する。

  1. お名前
  2. メールアドレス
  3. 会社名・店舗名
  4. 電話番号
  5. 問い合わせ種別
  6. 問い合わせ内容
  7. 希望資料
  8. 備考

問い合わせ種別の初期選択肢：

  • 商品・サービスについて
  • 料金について
  • 資料請求
  • 予約・来店について
  • 操作方法について
  • その他

5. シート2：問い合わせ台帳

5-1. 役割

問い合わせ対応状況を管理するメインシート。

フォーム回答から必要な情報を転記し、GAS処理結果や対応ステータスを記録する。

担当者が日常的に見る中心シートは、この「問い合わせ台帳」とする。

5-2. カラム定義

列項目名GAS読取GAS書込利用者編集内容
A問い合わせID○○–INQ-YYYYMMDD-0001形式の管理番号
B受付日時○○–フォーム送信日時
Cお名前○○△問い合わせ者名
Dメールアドレス○○△返信先メールアドレス
E会社名・店舗名○○△法人名・店舗名
F電話番号○○△電話番号
G問い合わせ種別○○○商品説明、料金、資料請求など
H問い合わせ内容○○△問い合わせ本文
I希望資料○○○希望資料
J対応ステータス○○○未対応、下書き作成済、返信済、完了など
K受付メール送信日時○○–自動返信メールを送信した日時
L受付メール送信結果○○–送信済、送信エラー
M受付メールエラー内容○○–エラー時の内容
N使用テンプレートID○○○正式回答下書きで使用したテンプレート
O正式回答下書き作成日時○○–Gmail下書きを作成した日時
P下書き作成結果○○–作成済、作成エラー
Q下書きエラー内容○○–エラー時の内容
R重複フラグ○○–初回、重複あり
S同一メール過去件数○○–同一メールアドレスの過去件数
T担当者メモ○–○社内用メモ
U次回対応日○–○後日対応する日付
V完了日○○○対応完了日
W元フォーム行番号○○–フォーム回答シートの行番号
X最終更新日時○○–GASまたは担当者更新日時

5-3. 対応ステータス初期値

対応ステータスは以下を使用する。

ステータス内容
未対応問い合わせ受付後、正式回答は未対応
下書き作成済Gmailに正式回答下書きが作成済み
返信済担当者が正式回答を送信済み
要確認個別確認が必要
完了対応完了
対応不要スパム、誤送信など

5-4. 問い合わせID形式

問い合わせIDは以下の形式とする。

INQ-YYYYMMDD-0001

例：

INQ-20260702-0001

同一日の問い合わせに対して、0001から連番で採番する。

6. シート3：返信テンプレート

6-1. 役割

正式回答メールの下書き作成に使用するテンプレートを管理する。

問い合わせ種別に応じてテンプレートを選択し、Gmail下書きを作成する。

6-2. カラム定義

列項目名GAS読取GAS書込利用者編集内容
AテンプレートID○–○T001など
B問い合わせ種別○–○商品説明、料金、資料請求など
Cテンプレート名○–○管理用名称
D件名○–○メール件名
E本文○–○メール本文
F有効フラグ○–○使用する、使用しない
G優先順位○–○同一種別に複数ある場合の優先順位
H備考○–○管理用メモ

6-3. 初期テンプレート例

テンプレートID問い合わせ種別テンプレート名
T001商品・サービスについて商品説明返信
T002料金について料金案内返信
T003資料請求資料送付返信
T004予約・来店について予約・来店案内
T005操作方法について操作方法案内
T999その他その他問い合わせ返信

6-4. 差し込み項目

返信テンプレート本文では、以下の差し込み項目を使用できる。

差し込み項目内容
{{お名前}}問い合わせ者名
{{メールアドレス}}問い合わせ者メールアドレス
{{会社名・店舗名}}会社名・店舗名
{{問い合わせ種別}}問い合わせ種別
{{問い合わせ内容}}問い合わせ本文
{{希望資料}}希望資料
{{資料名}}資料マスターから取得した資料名
{{資料URL}}資料マスターから取得したURL
{{店舗名}}基本設定の店舗名
{{署名}}基本設定の署名

7. シート4：受付メール設定

7-1. 役割

問い合わせ直後に自動送信する受付完了メールの件名・本文を管理する。

受付メールは、正式回答ではなく「問い合わせを受け付けたこと」を知らせるメールである。

7-2. カラム定義

列項目名GAS読取GAS書込利用者編集内容
A設定ID○–○AUTO_REPLYなど
B件名○–○受付メール件名
C本文○–○受付メール本文
D有効フラグ○–○使用する、使用しない
E備考○–○管理用メモ

7-3. 初期設定

設定ID：

AUTO_REPLY

件名：

お問い合わせを受け付けました

本文：

{{お名前}} 様

お問い合わせありがとうございます。
以下の内容でお問い合わせを受け付けました。

内容を確認のうえ、必要に応じて担当者よりご連絡いたします。
資料請求や商品説明のご依頼については、準備ができ次第ご案内いたします。

お問い合わせ種別：{{問い合わせ種別}}
お問い合わせ内容：{{問い合わせ内容}}

このメールは自動送信です。

{{署名}}

8. シート5：資料マスター

8-1. 役割

資料請求や商品説明時に案内する資料URLを管理する。

返信テンプレートに資料名・資料URLを差し込むために使用する。

8-2. カラム定義

列項目名GAS読取GAS書込利用者編集内容
A資料ID○–○D001など
B資料名○–○サービス案内、料金表など
C資料URL○–○Googleドライブ、PDF、WebページURL
D対応問い合わせ種別○–○資料請求、商品説明など
E有効フラグ○–○使用する、使用しない
F優先順位○–○複数資料がある場合の優先順位
G備考○–○管理用メモ

8-3. 初期データ例

資料ID資料名資料URL対応問い合わせ種別
D001サービス案内資料https://example.com/service.pdf商品・サービスについて
D002料金表https://example.com/price.pdf料金について
D003資料請求用PDFhttps://example.com/document.pdf資料請求

9. シート6：基本設定

9-1. 役割

店舗名、署名、機能ON/OFFなど、利用者ごとに変更する設定値を管理する。

GASのコード内に店舗名やメール文面を直接書かず、基本設定シートから取得する。

9-2. カラム定義

列項目名GAS読取GAS書込利用者編集内容
A設定キー○–○設定項目のキー
B設定値○–○設定値
C説明○–○利用者向け説明
D備考○–○管理用メモ

9-3. 初期設定項目

設定キー初期値説明
STORE_NAMEサンプル店舗店舗名・会社名
SENDER_NAMEサンプル店舗メール送信者名
REPLY_TO_EMAIL返信先メールアドレス
ADMIN_EMAIL管理者メールアドレス
SIGNATUREサンプル店舗nお問い合わせ窓口メール署名
AUTO_REPLY_ENABLEDON受付メール自動送信
DRAFT_CREATE_ENABLEDONGmail下書き自動作成
DUPLICATE_CHECK_HOURS24重複判定時間
DEFAULT_STATUS未対応新規問い合わせの初期ステータス
TIMEZONEAsia/Tokyoタイムゾーン

10. シート7：ログ

10-1. 役割

GASの処理結果やエラー内容を記録する。

問い合わせ受付メールの送信失敗、Gmail下書き作成失敗、テンプレート未設定などを確認できるようにする。

10-2. カラム定義

列項目名GAS読取GAS書込利用者編集内容
Aログ日時–○–ログ記録日時
B処理区分–○–初期設定、受付メール送信、下書き作成など
C問い合わせID–○–関連する問い合わせID
D結果–○–OK、ERROR
Eメッセージ–○–処理結果メッセージ
F詳細–○–エラー詳細など

11. GASが参照するシート名

GASでは以下のシート名を固定で参照する。

定数名シート名
SHEET_FORMフォーム回答
SHEET_INQUIRY問い合わせ台帳
SHEET_TEMPLATE返信テンプレート
SHEET_AUTO_REPLY受付メール設定
SHEET_DOCS資料マスター
SHEET_SETTINGS基本設定
SHEET_LOGログ

スプレッドシート名は固定しないが、シート名は固定する。

12. V1.0での重要な運用ルール

12-1. スプレッドシート名は変更してよい

GASはアクティブスプレッドシートで動作するため、スプレッドシート名は自由に変更してよい。

12-2. シート名は変更しない

GASはシート名をもとに処理するため、以下のシート名は変更しない。

  • フォーム回答
  • 問い合わせ台帳
  • 返信テンプレート
  • 受付メール設定
  • 資料マスター
  • 基本設定
  • ログ

12-3. カラム名は変更しない

V1.0では、カラム名を基準に処理する方式を基本とする。

ただし、列順も初期定義に合わせておく。

12-4. 正式回答は自動送信しない

受付完了メールは自動送信するが、問い合わせ内容への正式回答はGmail下書き作成までとする。

担当者が内容を確認して手動送信する。

12-5. 重複問い合わせは削除しない

同一メールアドレスからの複数問い合わせは、重複フラグを付けて管理する。

問い合わせ自体を自動削除・自動拒否しない。

13. V1.0のGAS作成対象

このシート構成をもとに、V1.0では以下のGASを作成する。

  1. 初期設定メニュー作成
  2. 必要シート作成
  3. ヘッダー行作成
  4. 初期データ作成
  5. フォーム送信時処理
  6. 問い合わせID採番
  7. 問い合わせ台帳への登録
  8. 受付完了メール送信
  9. 返信テンプレート取得
  10. Gmail下書き作成
  11. 重複問い合わせ判定
  12. ログ記録
  13. 選択行の再処理メニュー

以上を問い合わせmini V1.0の基本実装対象とする。

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